Вопрос 11. Аудио- и видеоконференции в автоматизации офиса

Дата добавления: 2014-11-24 | Просмотров: 1504

1. Аудиоконференции

2. Видеоконференции

3. Факсимильная связь

1. Аудиоконференциииспользуют аудиосвязь для поддержания ком­муникаций между территориально удаленными работниками и под­разделениями фирмы. Телефонная связь, оснащенная устрой­ствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам, — наиболее простое техническое средство реализа­ции аудиоконференции. Создание таких конференций не тре­бует -наличия компьютера, она предполагает использование дву­сторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повы­шается при выполнении следующих условии:

• работник, организующий аудиоконференпию, должен предва­рительно обеспечить возможность участия в ней заинтересо­ванных лиц;

• количество участников не должно быть слишком большим, чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

• программа конференции должна быть сообщена участникам забла­говременно, например, с использованием факсимильной связи;

• перед тем как начать говорить, каждый участник должен пред­ставиться)

• должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

• запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем участникам.

2. Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и ау­диоконференций (для поддержания коммуникаций между тер­риториально удаленными работниками и подразделениями фир­мы). В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга, благодаря использованию видеоаппаратуры могут ви­деть на телевизионном экране себя и других участников. Одно­временно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Проведение видеоконференций также не требу­ет компьютера.

Видеоконференции позволяют сократить транспортные и ко­мандировочные расходы. Большинство фирм видит в них так­же возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконфе­ренций:

• односторонняя видео- и аудиосвязь. Видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении;

• односторонняя видео- и двусторонняя аудиосвязь. Двусторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, при­нимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двусторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфи­гурации используется двусторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Видеоконференции могут использоваться не только в работе офи­са, но и в более глобальных сферах управления (работа правитель­ства, телемосты, общение президентам гражданами, и т. д.).

3. Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационно­го канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их геогра­фического положения.