Вопрос 26. Роль электронной почты

Дата добавления: 2014-11-24 | Просмотров: 1529

1. Роль и функции электронной почты.

2. Достоинства электронной почты.

1. Электронная почта — один из наиболее широко используемых видов сервисакак в корпоративных сетях, так и в Internet. Она является не просто способом доставки сообщений, а важ­нейшим средством коммуникации,распределения информации и управления различными процессами в бизнесе. Роль элек­тронной почты становится очевидной, если рассмотреть функ­ции, которые выполняет электронная почта:

• обеспечивает внутренний и внешний информационный обмен;

• является компонентом системы документооборота;

• формирует транспортный протокол корпоративных приложений;

• является средством образования инфраструктуры электронной
коммерции.

Благодаря выполнению этих функций электронная почтарешает одну из важнейших на настоящий момент задач — формирует единое информационное пространство.В первую очередь это ка­сается создания общей коммуникационной инфраструктуры, ко­торая упрощает обмен информацией между отдельными людьми, подразделениями одной компании и различными организациями. Использование электронной почты для обмена информацией между людьми как внутри отдельно взятой организации, так и за ее пределами способно коренным образом изменить техно­логии и методы ведения дел. Переход к обмену документами в электронном виде открывает новые возможности для повыше­ния эффективности труда и экономии средств и времени.

2. Электронная почта обладает рядом преимуществ по сравнению с обычными способами передачи сообщений (традиционная почта или факсимильная связь):

• оперативность и легкость использования. Электронная почта — это глобальная система, позволяющая передавать письма в лю­бую точку мира за считанные минуты независимо от времени суток. Отправка и прием сообщений электронной почты не требуют глубоких знаний компьютерных технологий, благодаря
чему этот сервис широко применяется не только в бизнесе, но и для личного общения. Кроме того, современные условия требуют оперативного реагирования на процессы, происходящие в бизнесе. Электронная почта позволяет собирать инфор­мацию, принимать решения и доводить их до различных подразделений компании и партнеров по бизнесу;

• доступность независимо от географического положения. Элек­тронная почта доступна везде, где есть компьютеры, подклю­ченные к всемирной сети. Всемирная сеть постоянно расширяется;

• универсальность форматов писем и вложений. Удобство исполь­зования электронной почты состоит в том, что она способна "переносить" большие объемы информации различных форматов данных. В одном письме могут быть одновременно переданы графическая, видео, текстовая информация; файлы баз дан­ных, приложений и т. п.;

• дешевизна сервиса. Отправить электронное письмо стоит значи­тельно дешевле, чем обычное, или сделать междугородный (международный) телефонный звонок. Электронная почта по­зволяет рассылать письма сразу нескольким адресатам без до­полнительных затрат;

• надежность и скорость инфраструктуры доставки. Так как элек­тронная почта пересылается непосредственно с сервера отпра­вителя на сервер получателя по каналам Internet, этот процесс протекает быстро, даже если эти серверы расположены на про­тивоположных сторонах земного шара. Фактически на переда­чу текстового сообщения, например из России в Америку, тре­буется не более 1-2 мин.;

• использование для обработки электронной почты прикладного специального программного обеспечения. Электронный характер письма позволяет проводить его обработку при помощи до­полнительного программного обеспечения. При этом виды об­работки электронной почты зависят от характера деятельности организации. Это может быть: создание базы данных элек­тронной почты, формирование различных отчетов, проведение анализа деятельности компании и т. п. Все это позволяет соз­дать единую систему управления документооборотом, полно­стью интегрированную с остальными информационными про­цессами в компании.