Формирование таблицы операций
Дата добавления: 2014-11-24 | Просмотров: 2138 В графе 5 укажите наименование модуля или функции, необходимые для реализации операции бизнес-процесса. <== предыдущая страница | Следующая страница ==> Построение диаграммы действий
таблица описания операций
будет использоваться для проецирования перечисленных в ней операций
на информационную систему.
В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса в соответствии с общим описанием и диаграммой действий.
- В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы - 1Пл_Зак. Кроме того, в этой графе укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий (рис. 5).
- В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операции.
- В графе 3 укажите исполнителя операции. В рассматриваемом бизнес-процессе исполнителями операций являются менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики. Графа 3 заполняется на основании диаграммы действий.
- В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция. Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. Например, это может быть "еженедельно", "ежесуточно", 1 раз в месяц, 200 раз в день и т. п. Если операция выполняется с неопределенной периодичностью, то в графе указывают "по мере необходимости". При проектировании или выборе системы данные из графы "Как часто" определяют требования к быстродействию системы, к параметрам сетевого варианта системы.
- В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы).
- В графе 6 укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операции (исходящие документы). В отдельных случаях входящие и исходящие документы могут совпадать. Например, для операции "Направление заказа поставщику" входящим и исходящим документом будет заказ поставщику.
- Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере нет операций, по которым бы формировались проводки.
- Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации.
На следующих страницах представлена таблица описания операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
Операции бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
| Диаграмма и номер операции на диаграмме
| Операция
| Исполнитель
| Как часто
| Входящие документы (документы-основания)
| Исходящий документ (составляемый документ)
| Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика)
| Комментарий
|
|
|
|
|
|
|
|
| 1Пл_Зак
1а
| 1. Получение внутренней статистики продаж
| Менеджер гр. планирования и маркетинга
| Ежесуточно
| Отчет-таблица собственных продаж
| Нет
| Нет
|
| 1Пл_Зак
1б
| 2. Получение внешней статистики продаж
| Менеджер гр. планирования и маркетинга
| Ежесуточно
| Отчет-таблица продаж внешних источников
| Нет
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 3. Расчет потребностей в товаре
| Менеджер гр. планирования и маркетинга
| Еженедельно
| Отчет-таблица собственных продаж
Отчет-таблица продаж внешних источников
| Таблица потребностей в товаре
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 4. Ввод в систему прайс-листов поставщиков
| Менеджер отдела закупок
| Ежемесячно
| Прайс-листы поставщиков
| Прайс-листы поставщиков
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 5. Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов
| Менеджер отдела закупок
| Ежемесячно и по мере необходимости
| Прайс-листы поставщиков
Контракты действующие
| Список поставщиков
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 6. Выбор поставщиков
| Менеджер отдела закупок
| Ежемесячно и по мере необходимости
| Список поставщиков
| Список поставщиков с расстановкой приоритетов
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 7. Формирование графика поставок без указания количества
| Менеджер отдела закупок
| Ежемесячно и по мере необходимости
| Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Таблица потребностей в товаре
| График поставок
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 8. Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса
| Менеджер группы логистики
| Ежемесячно и по мере необходимости
| Таблица потребностей в товаре, график поставок
| План заявок на месяц
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 9. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса
| Менеджер группы логистики
| Ежедневно по плану заявок
| План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков
| Заказы поставщику
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 10. Расчет затрат на сертификацию
| Менеджер группы логистики
| По мере необходимости
| Заказы поставщику
| Отчет о затратах на сертификацию
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 11. Проверка затрат на непревышение нормы
| Менеджер группы логистики
| По мере необходимости
| Отчет о затратах на сертификацию
| Отчет о затратах на сертификацию
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 12. Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ
| Менеджер группы логистики
| Ежедневно
| Заказы поставщику
| Заказы поставщику акцептованные
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 13. Направление заказа в отдел закупок
| Менеджер группы логистики
| Ежедневно
| Заказы поставщику акцептованные
| Заказы поставщику акцептованные
| Нет
|
| 1Пл_Зак
| 14. Направление заказа поставщику
| Менеджер отдела закупок
| Ежедневно
| Заказы поставщику акцептованные
| Заказы поставщику акцептованные
| Нет
|
|
-
Пример проектирования операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" в ИС приведен в таблице.
Проектирование реализации операций бизнес-процесса в ИС
| Номер операции на диаграмме
| Операция
| Необходимые разработки
| Специфика настройки
| Функциональность (модуль) системы
|
|
|
|
|
| 1а (1Пл_Зак)
| 1. Получение внутренней статистики
| Разработка узла хранения данных статистики продаж
| Коды клиентов в файле соответствуют кодировке в Системе
| Продажи, клиенты
| Разработка механизма импорта статистики
| Единицы измерения номенклатуры соответствуют единицам измерения в Системе
|
| Коды номенклатуры статистики соответствуют кодам номенклатуры Системы
| 1б (1Пл_Зак)
| 2. Получение внешней статистики продаж
| Разработка узла хранения данных статистики продаж
| Коды клиентов в файле соответствуют кодировке в Системе
| Продажи, клиенты
| Разработка механизма импорта статистики
| Единицы измерения номенклатуры соответствуют единицам измерения в Системе
|
| Коды номенклатуры статистики соответствуют кодам номенклатуры Системы
| 2 (1Пл_Зак)
| 3. Расчет потребностей в товаре
| Разработка механизма автоматического формирования минимального и максимального запаса препаратов (ассортиментный план на период планирования) эффективности закупок (ABC и XYZ классификации)
|
| Сводное планирование, логистика, торговля
| 3 (1Пл_Зак)
| 4. Регистрация прайс-листов поставщиков в системе
| Разработка механизма импорта электронной версии прайс-листа в форму "коммерческого соглашения"
| В системе регестрируется один базовый прайс-лист, на его основе формируются все другие прайс-листы
| Коммерческие соглашения
| 4, 5 (1Пл_Зак)
| 5. Анализ прайс-листов поставщиков и действующих контрактов. Выбор поставщиков приоритетных и запасных по каждой позиции
| Разработка механизма реализации в системе оценки эффективности закупки на основании полученных прайс-листов, с учетом условий поставки (скидки, отсрочка платежа)
|
| Продажи, клиенты
| 6 (1Пл_Зак)
| 6. Формирование (регистрация) графика поставок (сроки, переодичность) без указания количеств
| Разработка графика поставок (календаря рабочего времени) для каждого поставщика
| В качестве графика поставок (график обращений) используется календарь рабочего времени для каждого поставщика
| Календарь рабочего времени
| 7, 8 (1Пл_Зак)
| 7. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса
| Разработка взаимосвязанных данных таблиц Заказов, Складских остатков, Товара в пути, Резервных заказов
| При заполнении в заказе поля "Количество" система в первую очередь "просматривает" количество товаров на складе. При недостаточном количестве товаров на складе система обращается к таблице с данными о резервных запасах. При недостаточном количестве резервных запасов система осуществляет поиск заданной в заказе номенклатуры в таблице Товары в пути
| Сводное планирование, логистика, торговля
| 9 (1Пл_Зак)
| 8. Расчет затрат на сертификацию
| Разработать механизм расчета затрат на сертификацию при формировании рабочего прайс-листа
| Расчет затрат на сертификацию производится перед формированием прайс-листа поставщика. При формировании рабочего прайс-листа помимо учета скидок, отсрочек платежа, времени движения товара в пути (в денежном выражении), также необходимо учесть стоимость сертификации
| Коммерческие соглашения
| 10 (1Пл_Зак)
| 9. Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение нормы
|
| Разработка алгоритма проверки суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирменной нормы
| Сводное планирование, логистика, торговля
| 11 (1Пл_Зак)
| 10. Подпись заказа менеджером по логистике, директором
| Разработать процедуру утверждения строк спланированных заказов
| Результатом процедуры "Сводное планирование" в форме "Спланированные заказы" являются строки. После оценки строк в форме спланированные заказы необходимо провести процедуру одобрения (утверждения) строк спланированных заказов
| Сводное планирование, логистика, торговля
| 12 (1Пл_Зак)
| 11. Напраление заказа в отдел закупок
| Разработка многопользовательской системы, прав доступа к документам
|
| Сводное планирование, логистика, торговля
|
|
3.4. Бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)"
ЗАО "МЕД" располагает 10 складами, из которых один, Центральны й, расположен в Москве, а другие в филиалах. Количество хранимой номенклатуры медикаментов - от 1000 до 2000.
Склад фактически работает не с номенклатурой, а с сериями. Одной позиции номенклатуры может соответствовать несколько серий медикаментов.
Склад разбит на несколько зон хранения. Зоны хранения соответствуют правилам хранения тех или иных медикаментов.
Используются вложенные единицы измерения - упаковка (минимальная единица), блок (несколько упаковок), заводская коробка (несколько блоков).
На складе хранится товар зарезервированный (недоступный для продажи).
Учет ТМЦ ведется в двух валютах - в рублях, валюте прихода.
Процесс приходования медикаментов на склад выглядит следующим образом:
- Менеджер приемного отдела принимает товар по товарной накладной поставщика, проверяя номенклатуру, количество, посерийное соответствие, срок годности.
- При полном соответствии фактически поступившего товара товару, указанному в товарно-транспортной накладной и заказе поставщику, менеджер приемного отдела передает документы менеджеру отдела закупок. В противном случае осуществляется процесс выявления виновных лиц и предъявление претензий.
- Менеджер отдела закупок проверяет соответствие поставки заказу по номенклатуре, количествам и ценам и на основании товарной накладной поставщика формирует приходную накладную, отражая в базе данных количество и учетную цену поступившего товара. При формировании приходной накладной создается проводка Д41-К60. Далее в работу включаются менеджеры отделов сертификации и маркетинга.
- Менеджер отдела сертификации по товарно-транспортной накладной проверяет наличие серий в справочнике. При необходимости справочник серий пополняется.
- Менеджером отдела сертификации осуществляется процесс сертификации. Процесс сертификации в данном случае рассматривается и как процесс приходования сертификатов-документов на медикаменты, и как процедура сертификации с целью получения документов-сертификатов.
- Менеджер учетного отдела при приходовании ТМЦ по товарно-транспортной накладной разбивает каждую номенклатурную позицию по сериям с указанием срока годности.
- Параллельно с работой менеджера по сертификации, после отражения в базе данных количества товара менеджером отдела закупок, менеджер отдела маркетинга, используя товарно-транспортную накладную, определяет базовую цену продажи и указывает ее в карточке товара.
- Размещение товара по местам хранения осуществляется менеджером склада в соответствии с Планом расстановки продукции по местам хранения. Место хранения заносится в карточку товара.
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|