Вопрос 9. Информационная технология управления

Дата добавления: 2014-11-24 | Просмотров: 1635

1. Характеристика и назначение ИТ управления.

2. Основные компоненты ИТ управления.

1. Целью информационной технологии управленияявляется удов­летворение информационных потребностей всех без исключения со­трудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Информационные технологии управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразде­лений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена так, чтобы просматри­вать тенденции изменения данных, причины возникших откло­нений и возможные решения. На этом этапе решаются сле­дующие задачи обработки данных

• оценка планируемого состояния объекта управления;

• оценка отклонений от планируемого состояния;

• выявление причин отклонений;

• анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

• регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания;

• специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда вих компании произошло что-то незапланированное.

Эти два вида отчетов могут иметь форму суммирующих, срав­нительных и чрезвычайных отчетов:

• в суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окон­чательных итогов по отдельным полям;

• сравнительные отчеты содержат данные, полученные из раз­личных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения;

• чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрез­вычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации управления по откло­нениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содер­жанием получаемых менеджером данных должны являться от­клонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от не­которых установленных стандартов. При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

• отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение про­изошло",

• сведения в отчете должны быть отсортированы с учетом кри­тического для данного отклонения показателя

• все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

• в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

2. Входная информацияпоступает изинформационной системы операционного уровня в базу данных.

Выходная информацияформируется в виде управленческих от­четов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данныхпри помощи соответствующего про­граммного обеспечения преобразуется в периодические и специ­альные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

• данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

• нормативных документов (планов, стандартов, бюджетов и др.)
определяющих планируемое состояние объекта управления.

Вопрос 10.Автоматизация офиса

1. Характеристика и назначение автоматизации офиса.

2. Основные компоненты автоматизации офиса.

1. Информационная технология автоматизированного офиса— ор­ганизация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с инфор­мацией.

Автоматизация офисапризвана дополнить существующую тра­диционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами). При их совместном ис­пользовании обе эти системы обеспечат рациональную автома­тизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управ­ленцев информацией.

Автоматизированный офис:

• поддерживает внутрифирменную связь персонала;

• предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологииособенно привлека­тельны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ, однако преимущество является второстепенным по срав­нению с возможностью использования автоматизации офиса в ка­честве инструмента для решения проблем.

2. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса:

• текстовый процессор;

• табличный процессор;

• электронная почта;

• электронный календарь;

• аудиопочта;

• компьютерные и телеконференции;

• видеотекст;

• хранение изображений;'

• специализированные программы управленческой деятельности
(ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д.).
Также широко используются некомпьютерные средства:

• аудио- и видеоконференции;

• факсимильная связь;

• ксерокс и другие средства оргтехники.

Обязательным компонентом любой технологии является 6азы данных. В автоматизированном офисе она концентрирует в себе, данные о производственной системе фирмы,, так же как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конфе­ренции и пр.

Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки тек­стовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т. д. Регуляр­ное получение подготовленных с помощью текстового процес­сора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом исполь­зовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Элек­тронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности:

• купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реали­зующую функцию электронной почты;

• купить готовую услугу использования электронной почты, ко­торая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта.Это почта для передачи сообщений голосом. Она на­поминает электронную почту, но сообщение вместо набора на клавиатуре передается через телефон. Аудиопочта также реали­зуется в сети. Почта для передачи аудиосообщений может ус­пешно использоваться для группового решения проблем. Глав­ным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор, так же как и текстовый процессор, явля­ется базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без зна­ния основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессо­ров позволяют выполнять многочисленные операции над дан­ными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее мно­гочисленные и применяемые группы технологических операций:

• ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

• обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы опе­раций по вычислениям, агрегирование данных и т. д.);

• вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

• качественное оформление табличных форм представления данных;

• многоплановое и качественное оформление данных в виде диа­грамм и графиков;

• проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

• проведение математического моделирования и ряд других вспо­могательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет сред­ства пересылки данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и мани­пулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Техническое и программное обеспечение электронно­го календаря полностью соответствует аналогичным компонен­там электронной почты, более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обес­печения электронной почты.

Компьютерные конференциииспользуют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Крут лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем участни­ков аудио- и видеоконференций. Телеконференциявключает в себя три типа конференций:

• аудио;

• видео;

• компьютерную.

Видеотекстоснован на использовании компьютера для полу­чения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три воз­можности получения информации в форме видеотекста:

• создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

• заключить договор со специализированной компанией на по­лучение доступа к разработанным ею файлам видеотекста;

• заключить договоры с другими компаниями на получение дос­тупа к их файлам видеотекста.

Популярен обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста.

Хранение изображений. Влюбой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображе­ние), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging)— перспективная офисная тех­нология, которая основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьюте­ра. Для хранения изображений используются оптические дис­ки, обладающие огромными емкостями.

Созданию данной технологии способствовало появление ново­го технического решения — оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.