Деловые совещания

Дата добавления: 2014-10-24 | Просмотров: 1784

Деловые совещания помогают руководителям решать триединую задачу управления: сбор информации, ее переработку, принятие уп­равленческих решений. Можно выделить диктаторские, автокра­тические, дискуссионные, проблемные, инструктивные, оперативные виды деловых совещаний.

Диктаторские совещания проводит руководитель, и правом го­лоса пользуется только он. На подобных совещаниях нет места дис­куссиям, обмену мнениями, поэтому они малоэффективны.

Во время автократических заседаний руководитель задает по­очередно каждому участнику заседания вопросы и выслушивает их ответы. Подобное совещание также не позволяет принять опти­мальное решение, поскольку на нем отсутствует обсуждение про­блемы.

Дискуссионные совещания — это свободный обмен мнениями между участниками совещания после краткого доклада руководи­теля, в котором сформулирована проблема, требующая разреше­ния.

Наиболее трудно подготовить и провести так называемые про­блемные совещания, на которых идет поиск стратегических и так-

304 •♦■ Раздел II. Социальная психология

тических путей разрешения наиболее сложных перспективных про­блем подразделения или организации в целом. Подготовку про­блемных совещаний следует поручать рабочей группе в составе наи­более квалифицированных специалистов.

Инструктивные совещания руководитель подразделения прово­дит тогда, когда необходимо максимально точно и быстро выпол­нить приказ вышестоящего руководителя или органа управления, довести до работников новые методические указания, распоряже­ния и т.д. или срочно представить очень важную для руководства информацию.

Участников инструктивного совещания целесообразно обеспе­чить письменной информацией о нововведении.

Оперативное деловое совещание позволяет получить информа­цию о текущем положении дел в подразделениях и решить вопросы их деятельности.

Таким образом, первым и очень важным шагом в деятельности администратора по подготовке деловых совещаний является опре­деление задач, которые необходимо решить на совещании, и пове­стки дня. В повестку дня следует включать не менее 2—3 вопросов, поскольку время, затрачиваемое на обсуждение 1 или 2—3 вопро­сов, почти одно и то же.

Целесообразно выработать на перспективу (полугодие, год) пере­чень важнейших вопросов для обсуждения на деловых совещаниях.

Состав участников делового совещания определяют в соответ­ствии со степенью деловой заинтересованности и компетентнос­тью в вопросах, включенных в повестку дня.

Определяя дату, время и место проведения деловых совещаний, необходимо учитывать другие общеучрежденческие мероприятия.

Большое значение имеет подготовка доклада, поскольку от его качества, содержательности, конкретности во многом зависит ус­пех совещания. Доклад должен аргументировать актуальность об­суждаемого вопроса, квалифицированно и коротко изложить его суть и предложения по разрешению проблемы.

Доклад целесообразно написать полностью. Особое внимание следует уделить формулированию предложений. Общая продолжи­тельность доклада не должна превышать 15-20 мин. Специалисты рекомендуют записать текст доклада на магнитофон и, прослуши­вая запись, попытаться понять, что необходимо переработать, как изменить интонации голоса, ритм изложения и т.д.

На деловом совещании обязательно ведут подробный протокол (это целесообразно поручать одному и тому же человеку) и форми-

Глава 19. Психология делового общения ■♦- 305

руют решение. В ряде случаев окончательную доработку решения поручают рабочей группе, установив срок завершения этой работы и порядок утверждения решения.